מערכת לניהול מידע – כך תבטיח עבודה שוטפת גם במקרה של אובדן מידע
בעידן הדיגיטלי, המידע העסקי שלנו זורם בכל מקום ומגורמים שונים במערכת. התוצאה: מידע עסקי יקר ערך מתמוסס, הולך לאיבוד, נשכח, לא מנוצל ומתפזר בין העובדים. ועוד לא דיברנו על מקרים קיצוניים יותר כמו אובדן מידע בשל מחשב שנגנב או שרת שנפל.
מערכת לניהול מידע היא הדבר הבא בתחום ניהול משרד וניהול המידע הזורם בו. מערכות לניהול מידע הן גלגל ההצלה של העסקים בעידן הדיגיטלי. הן מבטיחות שמירה של כל המידע העסקי הזורם בעסק ומעל הכל – את שליפת המידע בזמן אמת, גם במסגרת העבודה השוטפת וגם במקרה של אובדן מידע.
עבודה עם מערכת לניהול מידע מבטיחה:
- חסכון משמעותי בזמן, בעיקר בשל מקרים של חיפוש מידע שאבד
- חסכון משמעותי בכסף שעלול לעלות לארגון במקרה של אובדן מידע
- חסכון משמעותי במשאבים הכרוכים באימוץ פתרונות חלופיים ופחות מתקדמים לגיבוי ושליפה של מסמכים.
כך זה עובד:
- מערכת ניהול המידע מוטמעת בעסק והופכת להיות כלי עבודה בידי כל חברי הארגון.
- מאותו רגע ואליך כל מסמך נשמר במערכת לניהול מידע ומקוטלגת שם לפי מילות מפתח שיסייעו לנו לשלוף אותו בעתיד, באופן אינטואיטיבי ופשוט. ניתן למפתח כל מסמך לפי מילת מפתח ספציפית (לדוגמא: שם לקוח, מחלקה, שנה וכדומה) וגם לפי נושא כללי. בצורה כזו להשתמש במידע העסקי בצורה יעילה ונגישה לאורך שנים רבות.
- בזכות המערכת ניתן לשלוף מסמכים מכל מקום ובכל זמן.
- המערכת מבטיחה שגם במקרה של אובדן מידע, נאמר אם מחשב נייד הולך לאיבוד או לחילופין אם עובד הפסיק לעבוד בארגון, הארגון לא יאבד ולו מסמך אחד או דקה אחת של עבודה, בחיפוש אחר המידע שנעלם.
- מסמכים פיזיים שאינם מוטמעים במערכת באופן אוטומטי, עוברים לסריקה יזומה על ידינו באופן תקופתי והופכים עד מהרה לחלק מהמערכת לניהול מידע. את המסמכים הפיזיים ניתן לזרוק או לשמור בארכיב פיזי.
